Vandaag sprak ik een goeie verkoper die een helder verhaal hield over prioritering en tijdsbesteding. De getallen die hij noemde zijn niet wetenschappelijk onderbouwd, maar ik heb heel wat verkooporganisaties gezien en denk dat de grote lijn klopt. Ik deel zijn verhaal graag:

In verkoop gaat het om het maken van klanten. Als we de hit-and-run-markt even buiten beschouwing laten, gaat het er in de basis altijd om in contact te komen, een relatie te bouwen, uiteindelijk een eerste order te vergaren en van daaruit te bestendigen. Laten we de eerste order als meetpunt nemen.

Die eerste order komt er niet vanzelf. Er gaan diverse stadia aan vooraf. Voor één order zijn meerdere offertes nodig en om één offerte te mogen uitbrengen zijn meerdere suspects nodig. Stel de conversie telkens op factor vijf, dan betekent dit dat je voor het vergaren van één eerste order vijf offertes en 25 suspects nodig hebt. Grafisch ziet dat er uit als de klassieke salesfunnel:

Dat betekent dat een verkoper voor elke eerste order die hij maakt maarliefst 24 keer ‘nee’ heeft gehoord op zijn voorstellen. Daarmee is een verkoper niet zielig, maar hij moet wel een dikke huid hebben, wat niet heel goed overeenstemt met de meestal op relatie gerichte verkopers.

Als we kijken naar de gemiddelde tijdsbesteding van een verkoper, dan hoort daar een heel ander plaatje bij.

Mensen zijn van nature geneigd om de meeste tijd te besteden aan de mensen die het dichts bij hen staan. Voor verkopers geldt dit als geen ander. De meeste verkopers besteden daarom de meeste tijd aan hun klanten. Deels is dit terecht, want een klant behouden is meer waard dan een nieuwe klant maken. In de praktijk wordt er door verkopers echter al gauw 40% van hun tijd aan bestaande klanten besteed. En dat is wellicht begrijpelijk, zie ook het voorbeeld van 24x  ‘nee’ om eenmaal  ‘ja’ te behalen hierboven. Toch is 40% van de week aan bestaande klanten besteden in de meeste gevallen veel te veel. En dat word nog erger:

Tel bij die 40% nog zo’n 30% die opgaat aan het maken van offertes en de week is al voor 70% gevuld. Dat betekent dat er nog zo’n 30% tijd over is voor suspects (in de praktijk zal dit eerder in de richting van 10% liggen). Het plaatje wordt daarmee als volgt:

Dit verhaal zou aardig kloppen, als de verkoper niet óók 60% van zijn tijd kwijt is aan de interne organisatie. Tel maar eens na welk % van de e-mails van de verkoper intern zijn en welk % extern. Kijk maar eens hoeveel uren er per week vergaderd wordt. Tel maar eens op hoeveel telefoontjes er elke week per verkoper naar collega’s gaan. In veel gevallen zal dit samen meer dan 20 uur zijn.

En daar ontstaat het probleem. De rekensom 60% + 40% + 30% + 10% = 100% klopt namelijk niet. Dit is de reden dat verkopers het altijd druk hebben. Dit is zeker de reden waarom er weinig tijd aan acquisitie besteed wordt.

Hoe op te lossen?

Allereerst door een keihard maximum te stellen aan de tijd voor interne zaken. Een percentage van 10% is echt genoeg. Spreek gewoon af met alle verkopers dat zij in totaal 4 uur per week mogen besteden aan interne zaken en controleer het. Help hen door de mails te turven die zij aan intern richten en die ze aan extern richten en laat hen in hun agenda optellen hoeveel uren zij overleggen.

Een andere oplossing is het voorkomen van intern overleg. Veel processen kunnen gestandaardiseerd worden, want lijken op elkaar en zijn niet essentieel klantspecifiek. Door in die situaties voor standaard oplossingen te kiezen, wordt het mogelijk voor een verkoper om zo’n proces ‘aan’ te zetten, waarna de rest vanzelf verloopt, dus zonder overleg en zonder foutkans waar weer over overlegd dient te worden. ICT en apps in het bijzonder kunnen hierbij van groot nut zijn.