Bezoekverslag

Bezoekverslagen. Menig accountmanager heeft er een broertje dood aan. Om ze consequent in te laten gebruiken, hoef je slechts twee dingen te doen: zowel het invullen als het terugkijken supereenvoudig maken. Lees hier hoe wij dat hebben gedaan.

Het bezoekverslag is misschien wel het meest ondergewaardeerde salesinstrument onder verkopers. En dat heeft een reden. Meestal worden verkopers door hun leidinggevende aangespoord of verplicht om bezoekrapporten te schrijven. Zodat hij over de schouder meekijken kan…
Wij denken dat er betere redenen zijn om bezoekverslagen te schrijven.

 

BEZOEKVERSLAG

Kort

Een bezoekverslag is bedoeld als geheugensteun voor de accountmanager. Zodat hij bij een volgend bezoek of contactmoment nog even kan terughalen wat er de vorige keer besproken is. Daarom mag een bezoekrapport ook in jargon, met spelfouten of in steekwoorden geschreven zijn. Zolang de schrijver maar weet wat er bedoeld wordt.

Snel

Het bezoekverslag is geïntegreerd in de Tablet Sales App, op een logische plek, en is eenvoudig in te vullen. In de praktijk blijkt dat dit dan ook consequent gebeurt. Bij elk bezoek. Men doet dit meestal direct na de afspraak. Sommige accountmanagers vullen zelfs al het een en ander in tijdens het gesprek met de klant. Dat heeft als voordelen dat het invullen niet meer vergeten gaat worden en dat het gesprek nog vers in het geheugen ligt.

100%

In de Tablet Sales App kan een kort bezoekverslag geschreven worden, van slechts enkele regels. Maar als op de knop ‘vergroot’ gedrukt wordt, dan kan ook een uitgebreid rapport geschreven worden. Meestal wordt er gekozen om een paar zinnen in te tikken. En hoe kort dat ook lijkt, het is 100% meer dan geen bezoekverslag!

Archief

In de Tablet Sales App worden alle bezoekverslagen per klant bewaard. En al die verslagen en verslagjes op een rij vormen een klantenarchief. Samen met de gedane bestellingen en getekende contracten vormen zij de klanthistorie. Zo’n archief is makkelijk voor de accountmanager, maar ook voor zijn collega die hem vervangen moet bij ziekte of vakantie. En uiteraard komen die bezoekverslagen ook zeer van pas als de accountmanager vervangen of het rayon gewijzigd gaat worden.

Standaard

Indien gewenst, geven we het bezoekverslag een standaard weergave mee. Immers: als er met standaard onderwerpen of een vaste volgorde gewerkt wordt, kunnen we die maar beter direct tonen toch? Ook is het mogelijk om ter voorbereiding van het gesprek alvast een agenda met onderwerpen in het bezoekverslag te zetten. Dat helpt bij het structureren en voorkomt dat onderwerpen vergeten worden in het gesprek of in het bezoekverslag daarvan.

Vragenlijsten

Ook is het mogelijk om vragenlijsten of checklists aan het bezoekverslag te koppelen. In checklists kunnen bijvoorbeeld besproken onderwerpen afgevinkt worden. En als er een klanttevredenheidsonderzoek gedaan wordt of standaard de Net Promotor Score berekend moet worden, dan kan daarvoor bij elk bezoek een vragenlijst getoond worden.