Wat is het probleem bij orders schrijven in de buitendienst?
Je herkent het vast.
Een vertegenwoordiger zit bij de klant. Het gesprek gaat goed. De bestelling is rond. Maar dan…
Een kladblaadje. Een Excel-sheet. Of een notitie in de telefoon.
En later op kantoor? Moet iemand alles nog overtypen. Met alle gevolgen van dien.
Artikelcodes lezen is soms net cryptisch ontcijferen:
- Is het een 0 of een 6?
- Een 5 of een S?
- Of een 3 die per ongeluk z’n grote broer 8 is geworden omdat de tafel trilde?
Waar gaat het nu vaak mis?
Want daar gaat het dus mis.
Verkeerde artikelcodes.
Kortingen die vergeten worden.
Afspraak over levering die nergens meer te vinden is.
En misschien nog wel het grootste probleem? Het duurt te lang voordat de order in het systeem staat. Of nog erger: de klant hoort pas dagen later iets.
Dat kan echt slimmer.
Dat móet slimmer.
Waarom directe digitale orderinvoer door vertegenwoordigers wél werkt
Wat nou als je vertegenwoordiger alles direct bij de klant invoert? In een systeem dat automatisch controleert of alles klopt?
Dat verandert alles.
Minder fouten bij orders
Een goed order invoersysteem denkt namelijk mee.
De vertegenwoordiger kiest producten uit een lijst. Artikelcodes staan er al in. Kortingen staan klaar. Klantafspraken zijn automatisch geladen.
Foutje gemaakt? Kan bijna niet meer.
Snellere orderverwerking
Het mooiste?
De order hoeft niet meer overgetypt te worden.
Wat je invoert, staat meteen in je ERP-systeem. Dat betekent: geen wachttijd. Geen dubbel werk. Boem. Magie. Zonder de cape. En de klant krijgt zijn spullen sneller.
Directe orderbevestiging naar de klant
En dat laatste zet je nog extra kracht bij.
Want direct na het invoeren kan je vertegenwoordiger een orderbevestiging mailen. Netjes met alles erop en eraan.
De klant weet precies wat hij krijgt. Wanneer hij het krijgt. En wie hij daarvoor kan bellen.
Dat is pas professioneel.
Wat heb je nodig om automatisch orders te verwerken?
Goed, je weet nu waarom directe orderinvoer zo’n gamechanger is.
Maar hoe regel je dat zelf?
Gebruiksvriendelijk order invoersysteem
Het begint met software die je buitendienst snapt.
Geen ingewikkelde menu’s. Geen handleidingen van twintig pagina’s.
Gewoon een app of CRM die makkelijk werkt. Op tablet of telefoon. Waar je vertegenwoordiger in een paar klikken een complete order invoert.
Koppeling met je ERP-systeem
Belangrijk: het invoersysteem moet praten met je ERP.
Waarom?
Omdat je dan altijd werkt met actuele gegevens. Dus: actuele prijzen, juiste voorraden en klantspecifieke afspraken.
En alles komt direct op de juiste plek in je backoffice.
Goede uitleg en ondersteuning voor je buitendienst
Nieuwe tools invoeren? Daar hoef je niemand zenuwachtig voor te maken.
Als het systeem logisch werkt, is uitleg vaak amper nodig.
En voor vragen of hulp? Dan is het fijn als je leverancier meedenkt en snel reageert.
Hoe werkt dat in de praktijk?
Laten we het even helemaal plat slaan.
Zo ziet het eruit bij een klantbezoek:
- Vertegenwoordiger gebruikt een app op zijn tablet of telefoon
- Selecteert klant en producten
- Voert de order in met een paar klikken
- Order gaat direct naar je ERP-systeem
- Klant krijgt automatisch een nette bevestiging
Meer is het niet.
Simpel. Snel. Foutloos.
Wat levert automatisch orders verwerken je op?
De voordelen?
Die zijn glashelder.
Kort samengevat:
- Minder fouten in orders
- Snellere verwerking
- Snellere levering
- Professionelere uitstraling
- Blije klanten
- Efficiëntere buitendienst
- Meer grip op je processen
Daar word je organisatie alleen maar beter van.
Wil je dit zelf goed regelen? Hier moet je op letten.
Klaar om stappen te zetten?
Check dan eerst even dit.
3 tips om vandaag nog te starten:
- Breng je orderproces in kaartWaar zitten nu de fouten of vertragingen?
- Kijk kritisch naar je huidige systemenIs wat je nu gebruikt echt geschikt voor je buitendienst?
- Ga op zoek naar software die pastLiever simpel en duidelijk dan complex en uitgebreid.
Goed geregeld? Dan gaat je buitendienst vanzelf beter draaien.
En je klant? Die merkt het meteen.